Wohnungsübergabe Schweiz: Checkliste für Vermieter

Bei einer Wohnungsübergabe sollten Zustand, Zählerstände, Schlüssel und offene Punkte nachvollziehbar festgehalten werden. Für Vermieter ist besonders wichtig, die Rücknahme von der bisherigen Mieterschaft und die Übergabe an die neue Mieterschaft sauber zu trennen. Diese Checkliste führt durch Vorbereitung, Rundgang und Dokumentation – mit Formulierungsbeispielen für das Protokoll.

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Kurzcheck für den Übergabetermin

• Termin, Adresse, Wohnung und beteiligte Personen bestätigen.
• Mietvertrag, früheres Protokoll und vorhandenes Schlüsselverzeichnis bereitlegen.
• Wohnräume und mitvermietete Nebenräume in einer festen Reihenfolge prüfen.
• Feststellungen mit Raum, Gegenstand, genauer Lage und Foto dokumentieren.
• Vorhandene zuordenbare Zähler mit Nummer, Stand, Einheit und Ablesezeitpunkt erfassen.
• Schlüssel, Badges und Fernbedienungen einzeln zählen und abgleichen.
• Abweichende Auffassungen und offene Aufgaben ausdrücklich festhalten.
• Den vollständigen Inhalt gemeinsam prüfen und jeder Partei die vereinbarte Fassung zugänglich machen.

Vorbereiten: Welche Unterlagen und Hilfsmittel brauchen Sie?

Legen Sie den Mietvertrag, das letzte Übergabeprotokoll, vorhandene Fotos und eine Liste der ausgegebenen Schlüssel bereit. So können Sie den heutigen Zustand mit dokumentierten früheren Feststellungen vergleichen. Eine Erinnerung wie «Das war schon immer so» lässt sich dadurch besser einordnen.

Klären Sie vorab, wer am Termin teilnimmt und wer gegebenenfalls eine Partei vertritt. Planen Sie genügend Zeit für die tatsächliche Grösse und Ausstattung der Wohnung ein. Organisieren Sie ausreichende Beleuchtung; ein dunkler Keller oder eine schlecht beleuchtete Nasszelle erschwert die Prüfung.

Praktisch sind ein geladenes Smartphone, ein Ladegerät, Schreibmaterial und Zugriff auf die benötigten Dokumente. Bei einem digitalen Protokoll sollten Sie vor dem Termin prüfen, wie Entwurf und fertige Datei gesichert werden. Ein nur lokal im Browser gespeicherter Entwurf ist noch kein gemeinsam verfügbares Archiv.

Raum für Raum prüfen

Gehen Sie in einer gleichbleibenden Reihenfolge vor, beispielsweise Eingang, Küche, Bad, Wohnräume, Balkon und Nebenräume. Halten Sie nicht nur Auffälligkeiten fest, sondern auch, welche Bereiche nicht geprüft werden konnten.

Eingang und Wohnräume

• Zustand von Boden, Wänden und Decken betrachten.
• Türen, Fenster, Griffe und vorhandene Beschattung auf erkennbare Auffälligkeiten prüfen.
• Einbauten und mitvermietete Ausstattung mit den Unterlagen abgleichen.
• Lage und Ausmass sichtbarer Gebrauchsspuren oder Beschädigungen konkret beschreiben.

Küche und Nasszellen

• Oberflächen, Becken, Armaturen und sichtbare Fugen ansehen.
• Mitvermietete Geräte identifizieren und den Umfang einer tatsächlich vorgenommenen Funktionsprüfung festhalten.
• Sichtbare Feuchtigkeit, fehlende Teile oder auffällige Anzeigen dokumentieren.
• Nicht durchgeführte Prüfungen benennen, statt pauschal «alles funktioniert» einzutragen.

Nebenräume und Zubehör

• Keller, Estrich, Garage oder Parkplatz berücksichtigen, soweit sie zum Mietobjekt gehören.
• Abgegebene Bedienungsanleitungen und weiteres vereinbartes Zubehör festhalten.
• Nicht zugängliche Bereiche mit dem Grund und dem vereinbarten nächsten Schritt erfassen.

Eine Wohnungsübergabe ersetzt keine technische Fachprüfung. Öffnen Sie keine elektrischen Anlagen und führen Sie keine riskanten Funktionstests durch.

Feststellungen so formulieren, dass sie später verständlich bleiben

Ein brauchbarer Eintrag beantwortet vier Fragen: Wo ist die Auffälligkeit? Was ist sichtbar? Wie gross beziehungsweise ausgeprägt ist sie? Welches Foto gehört dazu?

Unpräzise: «Parkett beschädigt.»

Nachvollziehbar: «Wohnzimmer, Parkett neben der Balkontür: zwei längliche Kratzer, ungefähr 8 und 12 cm. Übersichtsfoto WZ-01 und Detailfoto WZ-02.»

Unpräzise: «Backofen defekt.»

Nachvollziehbar: «Küche, Backofen: Display bleibt beim Einschalten dunkel. Weitere Funktionsprüfung nicht durchgeführt. Abklärung durch Fachperson als offener Punkt erfasst.»

Diese Beispiele sind fiktiv. Sie beschreiben Beobachtungen und treffen keine Aussage dazu, wer einen Schaden verursacht hat oder bezahlen muss.

Nehmen Sie zunächst ein Übersichtsbild auf und danach ein Detailbild. Verknüpfen Sie beide mit der betreffenden Protokollposition. Vermeiden Sie Aufnahmen persönlicher Unterlagen oder unbeteiligter Personen. Eine Fotoliste ohne Zuordnung zum Raum und zur Feststellung ist später unnötig schwer auszuwerten.

Zählerstände und Schlüssel vollständig erfassen

Bei jedem vorhandenen, dem Mietobjekt zuordenbaren Zähler sind Zählerart, Nummer, Stand, Einheit sowie Datum und Uhrzeit der Ablesung hilfreich. Prüfen Sie die Zuordnung, bevor Sie eine Zahl übernehmen. Falls ein Zähler nicht zugänglich ist oder zentral abgelesen wird, dokumentieren Sie dies und klären den weiteren Ablauf mit der zuständigen Stelle.

Fiktives Dokumentationsbeispiel: «Stromzähler Nr. 123456, Stand 12’345 kWh, abgelesen am [Datum] um [Uhrzeit], Foto Z-01.» Ersetzen Sie sämtliche Beispielangaben durch die tatsächlichen Werte.

Für Schlüssel genügt «vollständig» als alleinige Angabe nicht. Erfassen Sie Art und Anzahl, etwa Wohnungsschlüssel, Briefkastenschlüssel, Kellerschlüssel, Garagenfernbedienung und Zutrittsbadge. Vergleichen Sie die Rückgabe mit dem bestehenden Verzeichnis und halten Sie fehlende Stücke ausdrücklich fest.

Eine festgestellte Differenz ist zunächst zu dokumentieren. Ob ein Ersatz oder eine weitere Massnahme erforderlich ist und wer die Kosten trägt, muss separat geklärt werden.

Bei einem Mieterwechsel zwei Zustände auseinanderhalten

Die Rückgabe durch die bisherige Mieterschaft und der Einzug der neuen Mieterschaft sind zwei unterschiedliche Übergaben. Ein gemeinsames, später laufend überschriebenes Dokument macht unklar, welcher Zustand zu welchem Zeitpunkt galt.

Erstellen Sie daher getrennte Protokolle mit eindeutigem Datum und den jeweils beteiligten Personen. Dokumentieren Sie Arbeiten zwischen den Terminen zusätzlich. Wurde beispielsweise ein Griff nach dem Auszug repariert, gehört der ursprüngliche Befund ins Rückgabeprotokoll; beim Einzug wird der tatsächlich vorhandene Zustand festgehalten.

Das hilft auch, wenn die neue Mieterschaft eine bereits bekannte Auffälligkeit entdeckt: Der frühere Befund, eine allfällige Reparatur und der Zustand beim Einzug bleiben unterscheidbar.

Uneinigkeit und rechtliche Fragen sauber behandeln

Trennen Sie den sichtbaren Zustand von der Frage nach Verantwortung und Kosten. Bei unterschiedlichen Auffassungen sollten beide Positionen erkennbar bleiben. Eine mögliche neutrale Notiz lautet: «Feststellung gemeinsam aufgenommen; Beurteilung der Ursache und Kostentragung strittig.»

Für die Rückgabe gilt nach den Erläuterungen der Gerichte Zürich zu Art. 267a OR: Die Vermieterschaft muss die Sache prüfen und Mängel, für welche sie die Mieterschaft verantwortlich machen will, sofort melden. Eine solche Rüge muss die Mängel konkret bezeichnen und die beanspruchte Verantwortlichkeit deutlich machen. Für bei üblicher Prüfung nicht erkennbare Mängel gelten besondere Regeln. Eine bloss neutrale Zustandsnotiz erfüllt diese Anforderungen nicht automatisch.

Normale Abnützung und ersatzpflichtige Schäden sind ebenfalls zu unterscheiden. Das Mietgericht Zürich hält fest, dass die normale Abnützung grundsätzlich durch den Mietzins abgegolten ist. Aus einem Foto allein folgt daher weder eine Haftung noch die Höhe eines möglichen Ersatzes.

Lassen Sie unklare Rechts- oder Kostenfragen fachkundig beurteilen. Dieser Ratgeber unterstützt die Organisation und Dokumentation; er ersetzt keine Prüfung des konkreten Falls.

Abschliessen: Version sichern und offene Arbeiten zuweisen

Prüfen Sie vor einer Bestätigung alle Einträge, Fotozuordnungen, Zählerstände und Schlüsselzahlen gemeinsam. Machen Sie deutlich, welche Aussagen bestätigt werden und welche Punkte offen oder strittig bleiben. Eine Bestätigung sollte nicht versehentlich eine ungeklärte Kostenübernahme enthalten.

Stellen Sie anschliessend sicher, dass alle Beteiligten die vereinbarte Fassung erhalten oder darauf zugreifen können. Überschreiben Sie diese Fassung später nicht stillschweigend. Ergänzungen sollten mit Datum, Anlass und Bezug zur ursprünglichen Version nachvollziehbar sein.

Aus jedem offenen Punkt sollte eine konkrete Folgeaufgabe entstehen: Wer klärt was bis wann? Ein nicht geprüfter Backofen braucht beispielsweise einen Abklärungstermin. Die Aufgabe ist erst mit dem dokumentierten Ergebnis erledigt, nicht schon mit dem Versand einer Nachricht.

Kostenloses Übergabeprotokoll mit ImmoSync erstellen

Das ImmoSync-Tool führt durch Beteiligte, Objektangaben, Räume, Mängel, Zählerstände, Schlüssel, Vereinbarungen und Bestätigung. Der Entwurf bleibt lokal; für das Resultat beziehungsweise PDF ist keine Registrierung erforderlich. Sichern Sie die fertige Ausgabe und teilen Sie sie über den vereinbarten Weg mit den Beteiligten.

Wohnungsübergabeprotokoll kostenlos erstellen

Direktadresse: https://immosync.ch/tools/wohnungsuebergabeprotokoll

Wenn nach der Übergabe ein Anliegen weiterbearbeitet werden muss, hilft unser Ratgeber Mängelmeldung erhalten: Checkliste für Vermieter bei Rückfragen, Zuständigkeit und Abschluss.

Direktadresse: https://immosync.ch/blog/maengelmeldung-vermieter-checkliste

Häufige Fragen

Was gehört in ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Beteiligte, Datum, Mietobjekt, geprüfte Räume, konkrete Feststellungen mit Fotozuordnung, vorhandene Zählerstände, Schlüssel und vereinbarte nächste Schritte. Halten Sie nicht geprüfte sowie strittige Punkte ausdrücklich fest.

Reichen Fotos ohne schriftliches Protokoll?

Für eine nachvollziehbare Dokumentation sollten Fotos mit kurzen schriftlichen Feststellungen verbunden werden. Ein Bild zeigt nicht zuverlässig, welche Wohnung, welcher Zeitpunkt oder welche gemeinsame Vereinbarung gemeint ist.

Kann ich dasselbe Protokoll für Auszug und Einzug verwenden?

Nutzen Sie dieselbe Vorlage, aber erstellen Sie getrennte Dokumente. Beteiligte, Zeitpunkt und Zustand können sich zwischen beiden Terminen unterscheiden.

Ersetzt das PDF die weitere Bearbeitung offener Mängel?

Nein. Das Protokoll hält den Zustand und Vereinbarungen fest. Für offene Arbeiten brauchen Sie zusätzlich eine verantwortliche Person, einen nächsten Schritt und eine dokumentierte Rückmeldung.

Quellen und Stand

Redaktioneller Stand: 22. Oktober 2026. Die praktischen Checklisten und Beispiele sind redaktionelle Organisationshilfen.

• Gerichte Zürich, Mängelrüge bei Rückgabe: https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/kuendigung-rueckgabe/rueckgabe-und-ausweisung/maengelruege
• Mietgericht Zürich, ZMP 2026 Nr. 5, insbesondere normale Abnützung und Mängelrüge: https://www.gerichte-zh.ch/fileadmin/userupload/entscheide/oeffentlich/ZMP2026Nr5.pdf
• Funktionsumfang des ImmoSync-Tools: https://immosync.ch/tools/wohnungsuebergabeprotokoll