Vertragsmuster und Abschluss
Vertragsmuster – noch keine abgeschlossene Vereinbarung. Veröffentlichung und allgemeine AGB-Checkbox schliessen keinen Auftragsbearbeitungsvertrag ab. Vor der Bearbeitung von Verwaltungsdaten im Auftrag müssen die Parteien die Vereinbarung samt Anlagen gesondert abschliessen. Eine bereits individuell abgeschlossene Vereinbarung bleibt massgebend. Das Muster ersetzt keinen Nachweis dieses Abschlusses.
Für die Vertragsangaben, die verbindliche Unterauftragnehmerliste, das Sicherheits- und Löschkonzept sowie die Bestätigung beider Parteien wenden Sie sich an info@immosync.ch. Erforderlich sind insbesondere Name und Anschrift der Auftraggeberin, ihre vertretungsberechtigte Kontaktperson und die gewählten Leistungen. Die folgenden Bestimmungen sind ein zur Vereinbarung vorgeschlagener Text.
1. Parteien, Gegenstand und Dauer
Auftraggeberin ist die im abzuschliessenden Vertrag bezeichnete Vermieterschaft oder Verwaltung als Verantwortliche. Auftragsbearbeiterin ist die ImmoSync Digital GmbH, Hauptstrasse 38, 4411 Seltisberg BL, Schweiz, UID CHE-130.335.144. Gegenstand ist die Bearbeitung von Personendaten zur Erbringung der vereinbarten digitalen Immobilienverwaltung. Die Vereinbarung gilt für die Dauer dieser Bearbeitung einschliesslich der vereinbarten Rückgabe und Löschung. Es gelten Art. 9 DSG und, soweit anwendbar, Art. 28 DSGVO.
2. Umfang der Bearbeitung
Betroffene Personen sind insbesondere Mietende, Mietinteressierte, Mitglieder der Verwaltung und beauftragte Dienstleistende. Die Bearbeitung umfasst je nach Auftrag Kontakt- und Stammdaten, Objekt- und Vertragsdaten, Korrespondenz, Dokumente, Vorgänge sowie Zahlungs- und Abrechnungsangaben. Tätigkeiten sind Erheben, Speichern, Ordnen, Abrufen, Übermitteln auf Weisung, Berichtserstellung, Exportieren und Löschen. KI-Auswertungen gehören nur zum ausdrücklich beauftragten Funktionsumfang. Die Leistungsanlage legt fest, ob besonders schützenswerte Daten betroffen sind und welche zusätzlichen Schutzmassnahmen erforderlich sind.
3. Weisungen und Vertraulichkeit
ImmoSync bearbeitet anvertraute Daten nur auf dokumentierte Weisung, einschliesslich dokumentierter Einstellungen und beauftragter Plattformfunktionen. Eine Nutzung für eigene Werbung oder das Training eigener allgemeiner KI-Modelle ist damit nicht beauftragt. Bei gesetzlich vorgeschriebenen abweichenden Bearbeitungen informiert ImmoSync die Auftraggeberin vorab, soweit rechtlich zulässig. Erscheint eine Weisung rechtswidrig, informiert ImmoSync die Auftraggeberin und setzt die betroffene Bearbeitung bis zur Klärung aus. Zugriffsberechtigte Personen sind zur Vertraulichkeit zu verpflichten.
4. Sicherheit und Unterstützung
Die Parteien vereinbaren risikogerechte technische und organisatorische Massnahmen in einer Sicherheitsanlage. Diese beschreibt Zugriff und Berechtigungen, Mandantentrennung, Transportverschlüsselung, Protokollierung, Sicherung und Wiederherstellung, Löschung sowie regelmässige Überprüfung. Eine pauschale Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sämtlicher Daten wird nicht vereinbart. ImmoSync unterstützt die Auftraggeberin angemessen bei Betroffenenbegehren, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Aufsichtsfragen und dem Nachweis der Einhaltung. Die Auftraggeberin bleibt für ihre Informationspflichten und die Zulässigkeit ihrer Weisungen verantwortlich.
5. Unterauftragnehmer und Auslandbearbeitung
Unterauftragnehmer werden nur mit vorgängiger Genehmigung eingesetzt und zu mindestens gleichwertigen Datenschutzpflichten verpflichtet. Die verbindliche Anlage nennt Rechtsträger, Leistungen, Datenkategorien und Bearbeitungsstaaten. Bei allgemeiner Genehmigung informiert ImmoSync mindestens 30 Tage vor einer geplanten Hinzuziehung oder Ersetzung; die Auftraggeberin kann aus Datenschutzgründen widersprechen. Bis zur Klärung werden ihre Daten dem beanstandeten neuen Unterauftragnehmer nicht übergeben. Ist keine geeignete Alternative möglich, vereinbaren die Parteien die Beendigung der betroffenen Leistung und geordnete Datenrückgabe. ImmoSync bleibt für ihre vertraglichen Pflichten verantwortlich. Auslandtransfers setzen dokumentierte Voraussetzungen nach Art. 16 ff. DSG und gegebenenfalls Kapitel V DSGVO voraus.
Die öffentliche Dienstleisterübersicht unterstützt die Vertragsvorbereitung. Sie ersetzt die genehmigte Anlage und den Nachweis tatsächlich abgeschlossener Anbietervereinbarungen oder Transfergarantien nicht.
6. Verletzungen der Datensicherheit
ImmoSync informiert die Auftraggeberin ohne unangemessene Verzögerung über bekannt gewordene Verletzungen der Sicherheit der anvertrauten Daten, nennt die verfügbaren Angaben zu Art, Umfang, möglichen Folgen und Abhilfemassnahmen und ergänzt sie fortlaufend. Die Parteien stimmen erforderliche Unterstützung ab. Eigene gesetzliche Meldepflichten der Parteien bleiben bestehen.
7. Nachweise und Kontrolle
ImmoSync stellt zur Überprüfung erforderliche Informationen bereit und ermöglicht angemessene Kontrollen nach vorheriger Abstimmung. Vertraulichkeit, Sicherheitsanforderungen und Daten anderer Kunden sind zu schützen. Gesetzliche Prüfungsrechte von Behörden bleiben unberührt. Kosten und Durchführung werden vereinbart, ohne zwingende Kontrollrechte auszuschliessen.
8. Vertragsende, Rückgabe und Löschung
Nach Ende der Leistung gibt ImmoSync die anvertrauten Daten nach Wahl und Weisung der Auftraggeberin in vereinbartem Format zurück oder löscht sie und verbleibende Kopien, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Exportverfahren, Fristen, Behandlung von Sicherungskopien und Löschbestätigung sind vor Vertragsabschluss in der Löschanlage festzulegen. Gesetzlich aufzubewahrende Daten sind auf das erforderliche Mass zu beschränken und gegen weitere zweckfremde Nutzung zu sperren.
9. Abschluss und Vorrang
Vor Abschluss müssen Parteien, Leistungen und Anlagen vollständig bezeichnet und die Zustimmung beider Seiten dokumentiert sein. Für die Auftragsbearbeitung geht die gesondert abgeschlossene Vereinbarung widersprechenden allgemeinen Bedingungen vor. Eigene Konto-, Vertrags- und Betriebsbearbeitungen erläutert die Datenschutzerklärung; diese ist kein Auftragsbearbeitungsvertrag.